Relance facture impayée : guide gratuit avec modèles

Comprendre la relance pour facture impayée : définition et enjeux

Une relance pour facture impayée est la première action que vous menez lorsqu’une facture n’a pas été réglée à sa date d’échéance. Concrètement, il s’agit d’un message (mail ou courrier) qui rappelle au client son obligation de payer. Mais attention, ce n’est pas juste un petit rappel sympathique : c’est aussi le début d’une procédure qui peut, si on n’y prend pas garde, se transformer en parcours du combattant. Alors autant bien faire les choses dès le départ, et mettre en place un processus clair pour éviter les impayés récurrents.

Définition et risques d’une facture impayée

Une facture impayée, c’est tout simplement une facture dont la date de paiement est dépassée. On parle parfois de « retard de paiement ». En France, le délai légal maximal est de 60 jours (ou 45 jours fin de mois) selon l’article L.441-10 du Code de commerce. Au-delà, vous êtes en droit de réclamer des pénalités de retard. Mais pour cela, il faut avoir mis en place des conditions générales de vente claires et les avoir communiquées à votre client. Sans ça, vous pouvez toujours courir. En matière de recouvrement amiable, chaque jour compte : plus vous attendez, moins vous avez de chances d’obtenir le paiement. Selon la Banque de France, les retards de paiement immobilisent environ 16 milliards d’euros dans la trésorerie des PME et ETI. Autant dire qu’il faut agir vite. Si vous laissez traîner, le client peut penser que vous avez oublié ou que ce n’est pas si grave. Alors que non, c’est grave. Très grave. Surtout si vous avez des charges à payer.

Le calendrier idéal pour vos relances de factures impayées

Vous vous demandez probablement quand envoyer la première relance ? C’est la question numéro un. Voici un calendrier type, testé et approuvé par des milliers de TPE/PME. Adaptez-le selon votre secteur et votre relation avec le client, mais tenez-vous y.

Relance préventive et première relance (J+5 à J+7)

Oui, vous pouvez même relancer avant que la facture soit impayée. Un petit mail sympa quelques jours avant la date d’échéance : « Petit rappel, votre facture n° XXX arrive à échéance le [date]. Merci de prévoir le règlement. » Cela montre que vous êtes organisé et ça évite bien des oublis. Pas besoin d’être lourd, juste présent. Première lettre ou premier mail, la forme compte. Si le retard de paiement est de 5 à 7 jours, envoyez un mail de relance tout en douceur. Objet : « Facture n° XXX – petit point. » Contenu sympa : « Bonjour, nous n’avons pas reçu le paiement de la facture n° XXX. Peut-être un oubli ? Merci de nous tenir informés. » Il est possible d’envoyer ce genre de message sans agressivité, et avec un peu de chance, le client vous répondra par un retour de mail positif. Et voilà, le tour est joué.

Deuxième relance et dernière relance amiable (J+15 à J+45)

Si rien ne se passe à J+15, on passe à la vitesse supérieure. Toujours par mail ou par courrier, mais le ton change. Objet : « Facture impayée – relance n°2 ». Vous rappelez le montant dû, les pénalités de retard qui commencent à courir, et vous demandez un règlement sous 8 jours. Pas de menace, mais on sent que ça devient sérieux. Cette deuxième relance peut être envoyée sous forme de lettre de relance classique. Pensez à inclure le numéro de facture et la date. Après 30 jours, on n’est plus dans le simple oubli. Il faut agir. Envoyez une lettre de mise en demeure par recommandé avec accusé de réception. C’est le dernier avertissement avant d’engager une procédure judiciaire. Dans cette lettre, vous fixez un ultimatum (ex : « sous 15 jours ») et vous rappelez que vous pourrez demander des dommages et intérêts. C’est le moment de faire preuve de fermeté sans agressivité. Parfois, le client paie juste après. Sinon, vous passez à l’étape suivante.

Modèle de mail de relance pour une première relance professionnelle

Vous cherchez un modèle simple pour votre première relance ? Le voici. Personnalisez-le avec vos coordonnées et le numéro de facture.

Exemple de mail et bonnes pratiques

Objet : Facture n° XXX – relance amiable
Corps :
Bonjour Madame, Monsieur,
Nous faisons suite à la facture n° XXX d’un montant de [montant] €, émise le [date]. À ce jour, nous n’avons pas encore reçu le paiement. Peut-être s’agit-il d’un simple oubli ? Nous vous remercions de procéder au règlement dans les meilleurs délais ou de nous informer d’un éventuel problème.
Cordialement,
[Votre nom / société]

Pour les premières relances, pas besoin de pièce jointe. Mais pour les suivantes, joindre un rappel de la facture en pièce jointe est utile. Certains clients disent « je n’ai pas reçu la facture » – vous coupez court à l’excuse. Pour les mails, un accusé de réception (lecture) peut être activé, mais ne vous y fiez pas trop : certains clients refusent de lire. Mieux vaut un suivi par téléphone si vraiment ça traîne. Si vous n’obtenez pas de retour de mail après quelques jours, relancez par téléphone ou avec une seconde relance plus ferme.

Lettre de relance formelle : structure et modèle pour une facture impayée

Quand le mail ne suffit plus, on sort la lettre. Une vraie lettre de relance doit être structurée et respecter quelques règles.

Mentions obligatoires et modèle de lettre

Dans toute correspondance de relance, vous devez indiquer :

• le numéro de facture et sa date d’émission
• le montant resté impayé (incluant les éventuelles pénalités de retard)
• la date d’échéance contractuelle
• les coordonnées pour le paiement (RIB, adresse)
• le délai accordé avant de passer à une procédure contentieuse

N’oubliez pas de mentionner que des pénalités de retard sont applicables conformément à vos conditions générales de vente. Sans cette mention, le juge pourrait les annuler. Voici un modèle pour une dernière relance avant mise en demeure :

Objet : Dernière relance avant mise en demeure – Facture n° XXX
Madame, Monsieur,
Par la présente, nous vous rappelons que la facture n° XXX du [date], d’un montant de [montant] €, demeure de payer à ce jour. Malgré nos précédentes relances, nous n’avons reçu le paiement ni de motifs valables de votre part.
Nous vous mettons en demeure de procéder au règlement sous huitaine. Passé ce délai, nous serons contraints de transmettre votre dossier à notre service contentieux, ce qui entraînera des frais supplémentaires et des pénalités de retard prévues par nos conditions générales de vente.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

Les pénalités de retard et intérêts légaux : ce que vous pouvez réclamer

Beaucoup d’entrepreneurs ignorent qu’ils peuvent facturer des intérêts dès le premier jour de retard de paiement, sans avoir à envoyer un rappel. C’est la loi.

Calcul des pénalités et délai légal

Le taux d’intérêt légal est fixé par la Banque de France. En 2024, il tourne autour de 5,07 % (trois fois le taux d’intérêt légal si vous appliquez le taux contractuel). En plus, vous pouvez réclamer une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € par facture impayée. C’est automatique, sauf si vos CGV prévoient un montant différent. Vous pouvez aussi facturer des frais réels (lettre recommandée, huissier) si vous en avez.

Exemple : Facture de 1000 €, retard de 30 jours. Pénalités = 1000 x (5,07% x 3) / 365 x 30 = environ 12,50 €, plus 40 € d’indemnité. Ça fait 52,50 € supplémentaires. Pas négligeable.

Le délai maximum est de 60 jours à compter de l’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois. Toute clause qui dépasserait ces limites est nulle. Donc si votre client vous impose 90 jours, vous pouvez refuser ou exiger des intérêts dès le 61e jour. Pensez à vérifier vos contrats.

Quand et comment envoyer une mise en demeure ?

La mise en demeure est une étape cruciale. Elle marque la fin des discussions amicales et le début du recouvrement judiciaire. Mais encore faut-il savoir quand l’envoyer et comment la rédiger.

La relance amiable (mail ou lettre simple) n’a pas de valeur juridique contraignante. La lettre de mise en demeure, elle, est un acte officiel qui interrompt la prescription, fait courir les intérêts et prouve que vous avez tenté de récupérer votre dû. Elle doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception de préférence. Certains tribunaux acceptent une remise en main propre contre signature, mais le recommandé reste le plus sûr.

Modèle de lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR)

Objet : Mise en demeure de payer – Facture n° XXX
Madame, Monsieur,
Par la présente, nous vous mettons en demeure de procéder au règlement de la somme de [montant] € correspondant à la facture n° XXX, dans un délai de 15 jours à compter de la réception de cette lettre.
À défaut, nous nous réservons le droit d’engager une procédure d’injonction de payer devant le tribunal compétent, ce qui entraînera des frais supplémentaires (frais de greffe, honoraires d’avocat, etc.).
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

La procédure d’injonction de payer : une solution judiciaire simple

Si la mise en demeure reste sans effet, vous pouvez demander au tribunal une ordonnance portant injonction de payer. C’est une procédure rapide et peu coûteuse pour les créances inférieures à 10 000 €. Pas besoin d’avocat dans ce cas, mais un avocat peut vous aider si ça se complique.

Comment engager une injonction de payer

Vous devez remplir un formulaire (Cerfa n°13050*05) et le déposer au greffe du tribunal compétent (tribunal judiciaire ou tribunal de commerce selon la nature de la créance). Joignez les pièces justificatives : copie de la facture impayée, les relances, la mise en demeure, et vos conditions générales de vente si elles mentionnent les pénalités. Le juge rend une ordonnance dans les 15 à 30 jours. Si le client ne conteste pas dans le mois suivant la signification, vous obtenez un titre exécutoire et pouvez saisir un huissier. Les frais de greffe sont d’environ 20 à 30 € pour une demande. L’huissier ensuite facture la signification (environ 80 €). C’est bien moins cher qu’un procès classique. Comptez en moyenne 2 à 3 mois pour obtenir le paiement effectif si le client ne conteste pas. Sinon, ça peut s’allonger. Mais dans la majorité des cas, le simple fait de recevoir une ordonnance d’injonction suffit à faire réagir.

Préserver la relation commerciale malgré les retards de paiement

Personne n’aime relancer. On a peur de froisser le client, de perdre une relation commerciale précieuse. Pourtant, c’est un mal nécessaire. Et vous pouvez le faire avec tact.

Adopter un ton progressif et proposer un échéancier

Commencez par un mail sympa. Puis une première relance plus structurée. Ensuite une lettre ferme. Et enfin la mise en demeure. À chaque étape, donnez une chance au client de s’expliquer. Parfois, il est en difficulté temporaire et un simple arrangement (échéancier) peut tout débloquer. Si vous montrez que vous êtes compréhensif mais pas faible, le client vous respectera davantage. Si le client vous dit « j’ai du mal à payer », ne l’envoyez pas tout de suite chez l’huissier. Proposez-lui un plan de paiement : par exemple, régler en 3 mensualités. Vous pouvez aussi accepter un délai supplémentaire, mais en échange d’une reconnaissance de dette écrite. Cela vous permet d’obtenir le paiement tout en gardant le client. Parfois, une médiation par un tiers (expert-comptable, avocat) peut aider à débloquer une situation.

Questions fréquentes sur la relance pour facture impayée

Combien de relances avant d’engager une procédure ?

En général, 2 à 3 relances amiable avant la mise en demeure. Cela dépend de votre relation avec le client. Pour un client historique et fiable, vous pouvez être plus patient. Pour un nouveau client qui ne répond pas, une relance, puis la mise en demeure rapidement.

Quel est le délai de prescription d’une facture impayée ?

Attention, c’est variable. Pour les factures entre professionnels (B2B), le délai de prescription est de 5 ans (article L.110-4 du Code de commerce). Pour les particuliers (B2C), c’est 2 ans (article L.137-2 du Code de la consommation). Une fois ce délai dépassé, vous ne pouvez plus réclamer. Donc ne tardez pas.

Peut-on facturer des pénalités sans l’avoir mentionné dans les conditions générales de vente ?

Non. Si vous n’avez pas prévu de clause dans vos conditions générales de vente (CGV), vous ne pouvez pas réclamer de pénalités. Mais vous pouvez toujours demander des intérêts au taux légal (plus faible). Moralité : mettez vos CGV à jour.

Que faire si le client ne répond plus aux mails de relance ?

Si le client fait le mort après plusieurs mails de relance et courriers, il est temps d’envoyer une mise en demeure par LRAR. Si pas de réponse dans les 15 jours, lancez la procédure d’injonction de payer. Vous pouvez aussi tenter un dernier appel téléphonique, mais soyez prêt à agir. Pour des techniques d’appel efficaces, consultez notre guide de prospection au téléphone. Ne laissez pas traîner, chaque mois qui passe réduit vos chances. Bon courage, et n’oubliez pas : une bonne relance, c’est celle qui fait payer sans faire fuir le client. Et si ça ne marche pas, la justice est là pour vous.